Isännöitsijän tehtäväluettelo

1. KUUKAUSIPALKKIOON SISÄLTYVÄT TEHTÄVÄT


 1.1. KOKOUKSET

Hallituksen kokoukset

  • kokousasioiden valmistelu
  • kokouskutsun toimittaminen liitteineen
  • pöytäkirjan laadinta
  • päätösten täytäntöönpano

Yhtiökokoukset

  • kokousasioiden valmistelu
  • kokouskutsun toimittaminen liitteineen
  • pöytäkirjan laadinta
  • päätösten täytäntöönpano

 

1.2. KIINTEISTÖN SOPIMUSASIAT

  • vuokra-, vakuutus-, vesi- ja energiasopimusten valvonta
  • kiinteistöhoitosopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta
  • sopimusriitaneuvottelujen käynnistäminen

 

1.3. JOHTAMINEN JA VALVONTA

  • vastuu yhteistyöstä hallituksen kanssa
  • järjestyshäiriöhuomautukset, häätö- ja hallintaanottomenettelyn toteuttaminen
  • palo- ja pelastustoiminnan ylläpitotehtävät
  • sähköturvallisuuden ylläpitotehtävät
  • lukitus- ja avainturvallisuuden ylläpitotehtävät
  • kiinteistöstrategian laatiminen

 

1.4. KIINTEISTÖN TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSUHDEASIAT

  • rekrytointi
  • työsopimusasiat
  • työturvallisuusasiat
  • sijaisuusjärjestelyjen hoitaminen
  • työsuhteen päättäminen

 

1.5. ILMOITUSVELVOLLISUUDET

  • verottajalle ja eläkevakuutuslaitoksille
  • kaupparekisteri
  • osakas- ja asukastiedotteet
  • tilastokeskus, kiinteistöyhdistys ym. ilmoitusten teko
  • muut julkishallinnon ilmoitukset

 

1.6. MUUT HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT

  • asiakaspalvelu toimiston aukioloaikoina
  • arkistointi tositteet, pöytäkirjat ym.
  • osakeluettelon ylläpito
  • osakerekisterimerkinnät
  • lunastuslausekkeeseen liittyvät asiat
  • vuokrasopimukset
  • vuokrattavien tilojen esittely
  • lainojen vakuusasiat
  • vakuutus- ja vahinkotapahtumiin liittyvät toimenpiteet

 

2. TALOUSHALLINNON TEHTÄVÄT


 2.1. TALOUS- JA TOIMINTASUUNNITTELU

  • toiminta- ja rahoitussuunnitelmat
  • verosuunnittelu
  • arvonlisäveroasiat

 

2.2. TALOUSARVIOT

  • laadinta perusteluineen ja esittely
  • talousarvion seuranta
  • maksuvalmiuslaskelmat ja –seuranta

 

2.3. RAHALIIKENNE

  • laskujen maksatus
  • lainojen kilpailuttaminen, lainojen hoito, panttikirjojen säilytyksen valvonta ja järjestäminen
  • lainaosuuslaskelmat, lainaosuuksien vastaanotto ja tilitys
  • vastike- ja muiden maksujen seuranta ja maksuliikenteen järjestäminen
  • vastike- ja muiden maksujen perintä
  • palkkojen ja palkkioiden maksatus, tilitykset verovirastolle
  • energian arvonlisäverolaskelmat
  • muutoin perintätoimista huolehtiminen
  • huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva vesilaskutus
  • pesutupa- ym. käyttökorvausten erillislaskutus
  • osakkaan / asukkaan kunnossapitovastuulle kuuluvien kustannusten seuranta ja laskutus

 

2.4. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS

  • kirjanpidon hoito
  • tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinta
  • välitilinpäätöksen / tulosennusteen laadinta
  • jälkilaskelmien laadinta
  • tilintarkastuksen järjestäminen
  • vero- ym. ilmoitukset
  • työsuhdeilmoitukset, vuosi-ilmoitukset
  • verotuspäätöksen tarkistaminen
  • verotuksessa ennakkotiedon hankinta

 

3. KIINTEISTÖN TEKNISEN KUNNON YLLÄPITÄMISEEN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT


 3.1. YLLÄPITOTASO JA HUOLTOKIRJA

  • ylläpidon tavoitetason määrittäminen ja seuranta
  • huoltokirjan ylläpito ja päivittämien

 

3.2. KIINTEISTÖNHOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN

  • kiinteistönhoitotyön suunnittelu, järjestäminen ja ohjaaminen sekä valvonta
  • hoito- ja huolto-ohjelmien laadinta ja päivitys
  • siivousohjelman laadinta ja päivitys sekä valvonta
  • kiinteistönhoidon sopimusasiakirjojen laadinta
  • laitehuoltojen järjestäminen
  • kulutusseuranta kuukausitasolla vesi ja lämmitys, vuositasolla sähkö
  • toimenpiteet kun kulutusseuranta osoittaa vuodon olemassaolon
  • kulutustilastot
  • asuntokohtainen vedenlaskutus kun vesimittarit asunnoissa

 

3.3. KUNNOSSAPIDON SUUNNITTELU JA SEURANTA

  • kunnon ja korjaustarpeen seuranta ja toimenpiteet
  • kuntoarvion sekä kuntotutkimusten ja päivitysten teettäminen
  • kertaluonteisten korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt
  • kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen
  • tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen
  • yhtiön edun valvonta osakkeiden huoneistokohtaisissa muutos- ja korjaustöissä
  • äkillisesti ja satunnaistesti tapahtuvien korjausten hoitaminen
  • tehtyjen muutos- ja korjaustoimenpiteiden dokumentointi

 

3.4. KORJAUS- JA PERUSKORJAUSHANKKEET

Mittavat ja ajallisesti yli 3 kuukautta kestävät peruskorjaushankkeet aiheuttavat projektijohtopalkkion laskutuksen, muutoin sopimukseen sisältyvät tehtävät suppeammissa korjaushankkeissa ovat

Koko hanketta koskevat tehtävät

  • hallinnollinen organisointi sekä päätöksentekoprosessin läpivieminen
  • työn aikaisen tiedottamisen järjestäminen

Esiselvitykset ja tavoitteiden asettaminen

  • esiselvityksen teettäminen
  • korjaustarvetutkimusten ja –tarkastusten teettäminen
  • kuntotutkimusten teettäminen
  • teknisten selvitysten teettäminen
  • tavoitteiden asettamiseen osallistuminen
  • hankesuunnitteluun ja päätöksentekoon osallistuminen

Suunnitelmien laatiminen

  • konsulttien kilpailuttaminen
  • konsulttisopimusten laatiminen
  • suunnittelukokouksiin osallistuminen ja niistä muistioiden laadinta

Urakkakilpailu ja sopimukset

  • urakkatarjouspyynnön laadinta
  • työturvallisuusasiakirjan laatiminen
  • tarjouspyynnöt ja tarjousvertailujen laadinta
  • urakkaneuvotteluihin osallistuminen

Työn toteutus ja valvonta

  • työmaakokouksiin ja katselmuksiin osallistuminen
  • maksuerien hyväksyminen

Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika

  • vastaanottoon osallistuminen
  • korjaushankkeen luovutusasiakirjojen vastaanotto ja hankkiminen
  • korjaus- ja peruskorjausurakoiden piirustusten ja muiden asiakirjojen arkistoinnista huolehtiminen

ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT


 1.1. KOKOUKSET

Hallituksen kokoukset

  • osallistuminen kokouksiin jotka päättyvät klo 17.00 jälkeen

Yhtiökokoukset

  • osallistuminen kokouksiin jotka päättyvät klo 17.00 jälkeen

Viikonloppuina ja arkipyhinä pidettävät kokoukset aiheuttavat aina laskutuksen 100 % lisällä

 

1.2. KIINTEISTÖN SOPIMUSASIAT

  • sopimusriitojen hoitaminen

 

1.3. JOHTAMINEN JA VALVONTA

  • häätöasiat käräjäoikeudessa
  • turvallisuussuunnitelman laatiminen

 

1.4. TYÖSUHDEASIAT

  • työsuhde-erimielisyyksien ratkominen käräjäoikeudessa

 

1.6. MUUT HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT

  • isännöitsijäntodistuksen antaminen
  • lunastusmenettelyn käynnistäminen (lunastuslauseke)
  • panttikirjojen hakeminen käräjäoikeudesta
  • rasitesopimuksien laadinta
  • tontinmuodostamiseen liittyvät asiat

 

2.3. RAHALIIKENNE

  • perintätoimenpiteet käräjäoikeudessa
  • arvonlisäverojen laskenta ja tilitys (kun yhtiöhakeutunut arvonlisäverovelvolliseksi)

 

2.4. KIRJANPITO JA TILINPÄÄTÖS

  • perusteellisten kirjanpito- ym. erillisselvitysten laadinta
  • useampien välitilinpäätösten laadinta
  • erityistilintarkastuksen suorittaminen

 

3.1. YLLÄPITOTASO JA HUOLTOKIRJA

  • huoltokirjan laadinta

3.2. KIINTEISTÖNHOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN

  • energiatodistus isännöitsijäntodistuksen liitteeksi

3.3. KUNNOSSAPIDON SUUNNITTELU JA SEURANTA

  • kylpyhuoneiden kosteusmittaukset
  • osakkaan suorittaman työn valvonta
  • äkillisesti ja satunnaistesti tapahtuvien korjausten hoitaminen kun tapahtuvat viikonloppuisin tai arkipyhinä
  • teknisen PTS:n laatiminen kustannusarvioineen

 

3.4. KORJAUS- JA PERUSKORJAUSHANKKEET

Mittavat peruskorjaushankkeet aiheuttavat projektijohtopalkkion laskutuksen

Suunnitelmien laatiminen

  • suunnittelun ohjaus
  • rakennuslupien hankinta

Urakkakilpailu ja sopimukset

  • urakkaohjelman laatiminen
  • urakkasopimuksen laatiminen (projektijohtopalkkiossa)
  • valvonnan järjestäminen ja ohjaus (projektijohtopalkkiossa)

Työn toteutus ja valvonta

  • osallistuminen pitkän projektin työmaakokouksiin (projektinjohtopalkkiossa)
  • yleisvalvonta työmaakohteessa, tilaajan edunvalvonta (projektinjohtopalkkiossa)
  • maksupostierien maksatuksen oikeellisuuden toteaminen (projektinjohtopalkkiossa)
  • rakennus- ja takuuaikaisten vakuuksien valvonta (projektinjohtopalkkiossa)

Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika

  • vastaanottopöytäkirjan laadinta (projektinjohtopalkkiossa)
  • taloudellisen loppuselvityksen laadinta (projektijohtopalkkiossa)
  • takuutarkastusten järjestäminen ja takuukorjausten teettäminen (projektinjohtopalkkiossa)